ppzhan訊：ERP與采購管理

　　ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，它是由美國Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企業(yè)供應鏈管理為核心，從企業(yè)全局角度進行經(jīng)營和規(guī)劃，是企業(yè)的綜合集成管理系統(tǒng)。ERP綜合考慮了制造商、供應商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線：以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調(diào)一致，企業(yè)資源得到優(yōu)化配置，終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益?？梢姡珽RP是企業(yè)在市場化過程中的必然需要，對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。

　　采購管理是企業(yè)為達到日常運作與戰(zhàn)略目標，對企業(yè)采購活動進行的管理。它是一個企業(yè)內(nèi)部供應鏈的開始，同時又是企業(yè)與企業(yè)之間供應鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實施ERP時關注的重點，ERP管理模式下的采購管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了*的機會。

　　印刷行業(yè)的特點及存在問題

　　印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點。如：生產(chǎn)方式特殊，必需按施工單組織生產(chǎn)，印刷出的成品只能專屬于某客戶，不能更換和處理;產(chǎn)品種類繁多，定貨量無論大小，都要分別對待，排產(chǎn)、核算工作量大;客戶個性化要求高，產(chǎn)品要求時效性高，若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢，給企業(yè)帶來巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強對原材料的采購管理，對供應商進行價格和質(zhì)量認證;各環(huán)節(jié)相互制約性強等。

　　面對越來越激烈的市場競爭，傳統(tǒng)的印刷行業(yè)信息管理系統(tǒng)有著明顯不適應企業(yè)發(fā)展的缺陷：1）“信息孤島”現(xiàn)象。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃，企業(yè)已有應用系統(tǒng)之間相互獨立，數(shù)據(jù)不能實時共享，形成“信息孤島”，影響系統(tǒng)效率和企業(yè)數(shù)據(jù)的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統(tǒng)不能體現(xiàn)企業(yè)新的經(jīng)營理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機輔助系統(tǒng)，功能單一，滯后于市場需求的變化。2）在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應變能力較差，采購費用也較高。

　　因此重建企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，引入ERP轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結合我國印刷行業(yè)的現(xiàn)狀，論述了ERP 項目中采購管理子系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)，為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統(tǒng)構建框架。

　　系統(tǒng)設計的關鍵

　　生成合理的采購計劃，提率。

　　制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。

　　1）人工請購方式在一個閉環(huán)$%& 系統(tǒng)中，不應由手工錄入采購項目，但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。

　　2）MRP自動請購方式傳統(tǒng)的采購是為庫存而采購，采購的物資是補充庫存，或生產(chǎn)上需要什么再買什么，但這樣無法滿足實際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業(yè)信譽，所以現(xiàn)代的采購方式應該是以訂單驅(qū)動方式進行的提前請購，這樣采購就更準時，庫存周轉(zhuǎn)更快。一般印刷公司得到業(yè)務訂單后基本可以知道所需物料，生產(chǎn)計劃部可直接根據(jù)產(chǎn)品訂單生成。（產(chǎn)品結構信息表）草稿后，再生成相應的物料需求計劃，不必等到生產(chǎn)設計的完成。因此設計的同時，采購員就可提前采購，等設計好后，若還需要購買物料，可再補充采購。根據(jù)訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可算出滿足生產(chǎn)計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購數(shù)量可寫一個大略公式：

　　采購數(shù)量, （訂單需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量 生產(chǎn)預定數(shù)量）×安全系數(shù)。

　　3）再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設訂購點、經(jīng)濟訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經(jīng)濟訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。

　　以上3種請購方式再結合實際生產(chǎn)過程進行局部動態(tài)調(diào)整，可保證物料需求量的完整性和實時性，是企業(yè)保證交貨期，控制成本的重要手段。

　　BOM 的合理設計

　　在采購管理系統(tǒng)中，由生產(chǎn)計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運行的關鍵。而這一過程終依賴于BOM這一基礎數(shù)據(jù)的全面性和正確性。

　　BOM也稱為產(chǎn)品結構表或物料清單，是指產(chǎn)品所需零部件明細表及其結構，描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關系，是ERP系統(tǒng)中關鍵的基礎數(shù)據(jù)，BOM的設計和建模方案以及數(shù)據(jù)管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統(tǒng)性能的好壞。因此，在設計時必須從保證系統(tǒng)運行的正確性、系統(tǒng)響應的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴格把關，確保系統(tǒng)、正確、穩(wěn)定的運行。

　　合理選擇供應商，降低成本傳統(tǒng)的采購管理在選擇供應商方面要浪費較多時間，效率低下，且主觀因素較多，選擇標準不全面。要對供應商進行評價首先要確定選擇供應商的指標體系，供應商的選擇有很多方法，包括線性權重法、采購成本法、數(shù)據(jù)包絡法、層次分析法等。筆者所述系統(tǒng)采用層次分析法，通過維護價目字典和供應商交易資料，對供應商進行合理正確的績效評估，再綜合價格、質(zhì)量、交貨期、信譽等選擇優(yōu)供應商，第3期謝翠萍，傅秀芬，彭定，等：印刷行業(yè)$%&采購管理系統(tǒng)的構建，從而降低采購成本，提高采購效率。

        解決方案

　　ERP系統(tǒng)的設計框架

　　系統(tǒng)功能描述及模塊劃分根據(jù)上述設計原則，在整合某彩印公司現(xiàn)有管理信息系統(tǒng)的基礎上，設計了一個ERP模型，本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計劃流為主線，分為業(yè)務管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、財務監(jiān)管和系統(tǒng)管理’ 個子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)既能獨立運行，又能組成一個大系統(tǒng)協(xié)同運行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)充分共享。

　　其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關支持，采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流。本系統(tǒng)結合實際情況將采購管理系統(tǒng)劃分為4個子模塊，如圖1所示。